Qué documentos piden para ofertar al Estado en Panamá

¿Qué documentos piden casi siempre?

La lista estándar de los pliegos de la DGCP: certificado de existencia, poder de representación, paz y salvo de renta, paz y salvo de la CSS, declaración de medidas de retorsión, aviso de operación, pacto de integridad y carta de adhesión a los principios de sostenibilidad.

En las obras se suman la idoneidad de la Junta Técnica de Ingeniería y Arquitectura, el paz y salvo del Ministerio de Ambiente y la carta de compromiso verde. Según el pliego, también se pide desglose de precios (la mitad de los pliegos de 2025), ficha técnica o catálogo (39 %), idoneidad (31 %), experiencia (25 %), fianza de propuesta (13 %) o registro sanitario (10 %).

¿Cómo saco el paz y salvo de la DGI?

En e-Tax 2.0, con tu RUC y tu NIT: «Declaraciones juradas y documentos» → «Solicitar Paz y Salvo». Es gratis.

• El pliego lo pide como la impresión de la certificación digital que emite la Dirección General de Ingresos.
• Se puede verificar en e-Tax 2.0, en «Verificar autenticidad de paz y salvo», con el número de documento, la fecha de validez y el número de control.
• Si tienes un trámite pendiente y vas a participar en una licitación pública, la DGI te da una certificación en lugar del paz y salvo.
• Un proponente extranjero que no es contribuyente en Panamá presenta una declaración jurada ante notario, y se inscribe en la DGI antes de firmar el contrato.

¿Cómo saco el paz y salvo de la Caja de Seguro Social?

En SIPE, con tu usuario de empleador: «Herramientas» → «Generar paz y salvo». Por internet no tiene costo.

• El pliego pide el paz y salvo de la cuota obrero patronal, o en su defecto una certificación de no cotizante.
• Se valida con su número de certificado.

¿Qué es el certificado de existencia y cuándo piden un poder?

El certificado de existencia es la cédula de la persona natural o, para una empresa, el certificado del Registro Público y la cédula del representante legal; la antigüedad del certificado la fija el pliego. El poder se pide cuando firma alguien distinto al representante legal.

• El poder es especial, con la firma autenticada por notario, o general e inscrito en el Registro Público. La firma que se autentica es la de quien otorga el poder, no la del apoderado (DGCP, nota DGCP-DS-DF-001-2025).
• El pliego fija cuánto puede tener el certificado del Registro Público: un pliego municipal de octubre de 2026 aceptaba hasta un año; uno de la Procuraduría de 2022, hasta seis meses.
• En ese pliego municipal, el certificado de existencia y el poder estaban marcados como no subsanables: si faltan o están mal, la oferta queda fuera. La DGCP recordó en 2025 que la falta de la cédula del representante legal deja ofertas fuera cuando el requisito no es subsanable (nota DGCP-DS-DJ-094-2025).

¿Qué declaraciones juradas piden?

La de no estar incapacitado para contratar, que se firma en PanamaCompra; la de medidas de retorsión, notariada; y, en los actos de más de B/. 500,000, la de beneficiario final.

• La declaración de no incapacidad se suscribe en el sistema PanamaCompra (reglamento, art. 8), y la DGCP aclara que no hace falta presentar otra. Aun así, algunos pliegos la piden aparte, notariada: si el tuyo la pide, preséntala.
• La de medidas de retorsión viene del artículo 12 de la Ley 48 de 2016, con la firma autenticada por notario. En la compra menor no se le pide a la persona natural panameña (art. 43).
• La de beneficiario final se presenta ante la DGCP en los actos de más de B/. 500,000 y se mantiene actualizada cada año (art. 41).

¿Qué se puede subsanar y qué no?

Solo se corrigen documentos que presentaste con la propuesta, que no sean ponderables, y solo los que el pliego marca como subsanables (art. 55; reglamento, art. 59).

• El plazo para subsanar no pasa de 3 días hábiles; en la licitación pública, el máximo también es de 3 días hábiles (art. 58).
• La entidad anota en el acta de apertura, el mismo día, lo que hay que subsanar, pero revisar la propuesta es responsabilidad del proponente aunque no se le avise (reglamento, art. 82). Después publica el informe de subsanación (reglamento, art. 83).
• Se pueden pedir aclaraciones siempre que no cambien el precio ni lo ofertado (reglamento, art. 84).
• De los requisitos que los pliegos de 2025 marcaban como subsanables o no, 39,490 se podían subsanar y 22,943 no: el 63 % se podía subsanar.

¿No los verifica PanamaCompra?

El reglamento dice que las entidades no deben pedir documentos generales de las autoridades nacionales y que deben verificarlos en PanamaCompra (reglamento, art. 12), pero el pliego estándar los sigue pidiendo: preséntalos igual.

Si el pliego lo marca como no subsanable y no lo presentas, la oferta queda fuera aunque el dato esté en otro sistema del Estado.